Mettre à jour le dossier d’immunisation de votre enfant

es parents et les tuteurs légaux sont responsables d’informer Santé publique Ottawa (SPO) de tous les vaccins que leur enfant reçoit d’un fournisseur de soins de santé.

Cette démarche permet de protéger votre enfant et la population en cas d’éclosion d’une maladie évitable par la vaccination dans votre secteur.

Les médecins ne sont pas tenus de déclarer à SPO les vaccins qu’ils administrent.

Le dossier d’immunisation de votre enfant à Santé publique Ottawa (SPO) ne contient que les informations dont vous nous avez fait part et celles sur les vaccins administrés dans un bureau de santé publique (p. ex. dans une clinique d’immunisation en milieu scolaire). Il est possible que votre enfant ait reçu d’autres vaccins que ceux figurant dans le dossier de SPO. Veuillez communiquer tout renseignement manquant à SPO afin que le dossier de votre enfant soit à jour.

Nouveau formulaire de soumission en ligne de SPO

En ligne: Connexion immunisations Ontario (CION)

Au moyen de Connexion immunisations Ontario (CION), vous pouvez soumettre des dossiers d’immunisation, consulter et imprimer les dossiers d’immunisation que détient Santé publique Ottawa et être informé des vaccins dont votre enfant a besoin ou dont il aura besoin prochainement.

• Pour soumettre des mises à jour ou consulter le dossier d’immunisation de votre enfant à l’aide de CION, vous devrez créer un compte et choisir un NIP.

  Pour ce faire, vous aurez besoin de l’un des éléments suivants :

• la carte Santé de l’Ontario avec photo de votre enfant (son numéro de carte Santé doit figurer dans les dossiers de SPO);  ou

• le numéro d’identification d’immunisation de l’Ontario (NIIO) de votre enfant. Si vous n’avez pas le NIIO de votre enfant, remplissez le Formulaire de demande d’identification de l’immunisation de l’Ontario ou le Formulaire de réinitialisation du NIIO pour obtenir ce numéro. Le NIIO figure également sur tout avis que vous avez reçu de SPO.

Vous pourrez réinitialiser votre NIP de CION en sélectionnant « PIN oublié ». Vérifiez vos courriels indésirables si vous ne voyez pas le courriel de réinitialisation dans votre boîte de réception. Vous pouvez également remplir le Formulaire de demande d’identification de l’immunisation de l’Ontario ou le Formulaire de réinitialisation du NIIO pour mettre à jour votre NIP si vous éprouvez des difficultés avec l’option « PIN oublié ».

Connexion immunisations Ontario (CION)

Remarque: Il peut prendre jusqu'à 5 jours ouvrables pour qu'une mise à jour apparaisse dans le dossier de votre enfant lorsque vous le visionnez en ligne.

CANImmunize 

CANImmunize est une application gratuite et conviviale qui vous permet de faire le suivi des vaccins de votre enfant et de transmettre l’information à SPO.

Pour pouvoir utiliser l’application:

• il doit résider à Ottawa;

• votre enfant (ou l’élève) doit être âgé de 17 ans ou moins;

• vous devez avoir Internet sur votre appareil;

• vous devez vous procurer la version 5.4.3. ou une version plus récente de CANImmunize pour iOS ou Android.

Pour pouvoir soumettre des renseignements à SPO, il faut activer l’option permettant l’envoi automatique des mises à jour à SPO. Voici comment faire:

• Connectez-vous à votre compte CANImmunize.
• Allez dans le dossier d’immunisation de votre enfant.
• Cliquez sur « Profil ».
• Dans le profil de votre enfant, assurez-vous que la ville est indiquée, puis cliquez sur « Envoyer à Santé publique Ottawa ». C’est ainsi que vous pourrez activer la fonction d’envoi. Si le champ de la ville n’est pas rempli, cette option ne s’affichera pas.
• Une fois la fonction activée, vous serez dirigé vers la page « Contact Info », où vous devrez consentir à la transmission des renseignements d’immunisation de votre enfant à SPO.
• Chaque fois que vous entrerez des renseignements d’immunisation dans l’application, ils seront automatiquement transmis à SPO.

À l’heure actuelle, la fonction permettant de consulter l’information qui figure aux dossiers de SPO n’est pas accessible à partir de l’application; elle y sera ajoutée prochainement. Entre-temps, vous pouvez utiliser CION pour consulter le dossier de votre enfant.

CANImmunize

Poste 

Envoyez une copie du dossier d’immunisation qui doit comporter le nom, la date de naissance et le numéro de téléphone ou l’adresse de l’enfant par la poste à :

• Santé publique Ottawa, Unité d’immunisation (courrier interne 26-42) 100, promenade Constellation, Ottawa (Ontario)  K2G 6J8
• Remarque: Il n’y a pas de service de vaccination en personne à cet endroit.

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Télécopieur

Envoyez une copie du dossier d’immunisation qui doit comporter le nom, la date de naissance et le numéro de téléphone ou l’adresse de l’enfant par télécopieur au :

• 613-580-9660

Vous pouvez également remplir le Formulaire de demande d’envoi du dossier d’immunisation d’un enfant pour obtenir une copie du dossier d’immunisation de votre enfant. Veuillez noter que le traitement de votre demande par l’intermédiaire de ce formulaire peut prendre jusqu’à 30 jours ouvrables. Santé publique Ottawa ne peut pas transmettre de dossiers d’immunisation par courriel.

Par ailleurs, si la personne a 16 ans ou plus, Santé publique Ottawa ne pourra pas transmettre son dossier d’immunisation au parent ou au tuteur légal. C’est elle qui doit soumettre la demande pour obtenir son propre dossier.

Santé publique Ottawa ne recueille pas de renseignements sur les dossiers des personnes âgées de 18 ans et plus. Veuillez consulter la page Web de Santé publique Ottawa sur l’immunisation pour adultes, qui comprend des renseignements sur la façon d’accéder aux dossiers d’immunisation et les détails les plus récents en matière d’immunisation pour les adultes.

Raisons courantes pour lesquelles Santé publique Ottawa pourrait ne pas avoir été en mesure de traiter votre Formulaire de demande d’identification de l’immunisation de l’Ontario ou formulaire de réinitialisation du NIIO:

Nous ne sommes pas en mesure de faire correspondre les renseignements de votre formulaire à ceux contenus dans notre base de données afin de trouver le NIIO de votre enfant.

Les renseignements que nous avons dans nos dossiers peuvent ne pas concorder avec ceux fournis dans le formulaire, de sorte que nous ne pouvons pas les faire correspondre pour trouver un NIIO. Assurez-vous que les renseignements indiqués sur le formulaire correspondent à ceux consignés par l’école de votre enfant dans son dossier d’élève. Les coordonnées enregistrées dans le système de Santé publique Ottawa ont été transmises par les conseils scolaires.

REMARQUE: Les écoles et les centres de garde agréés n’envoient pas de dossiers d’immunisation à Santé publique Ottawa.

• Votre enfant ne fréquente pas une école primaire ou secondaire :
  • Le dossier d’immunisation de votre enfant ne figurera pas dans notre système, à moins que vous ne nous l’ayez remis ou que votre enfant n’ait reçu un vaccin de routine de Santé publique Ottawa (outre les vaccins contre la COVID‑19 ou la grippe).

1. 1. Si votre enfant possède une carte Santé de l'Ontario, vous pouvez soumettre une copie de leur dossier à Santé publique Ottawa au moyen de CANImmunize.
   2. Si votre enfant ne possède pas une carte Santé de l'Ontario, vous pouvez soumettre une copie de leur dossier par la poste, par télécopieur ou en vous rendant dans un centre de santé et de mieux‑être de quartier de Santé publique Ottawa.

• Si votre enfant a plus de 17 ans, veuillez consulter la page Immunisation pour adultes de Santé publique Ottawa pour connaître les détails les plus récents en matière d’immunisation et la façon de trouver un dossier d’immunisation.

• Votre enfant est nouvellement inscrit dans une école en Ontario (après le début de l’année scolaire en cours) :

  • Il se peut que votre enfant ne figure pas dans notre système et qu’il n’ait donc pas de NIIO, à moins qu’il n’ait récemment reçu un vaccin de routine de Santé publique Ottawa (outre les vaccins contre la COVID‑19 ou la grippe).

    1. Si votre enfant possède une carte Santé de l'Ontario, vous pouvez soumettre une copie de leur dossier à Santé publique Ottawa au moyen de CANImmunize.
    2. Si votre enfant ne possède pas une carte Santé de l'Ontario, vous pouvez soumettre une copie de leur dossier par la poste, par télécopieur ou en vous rendant dans un centre de santé et de mieux‑être de quartier de Santé publique Ottawa.

Le NIIO fourni dans le Formulaire de demande d’identification de l’immunisation de l’Ontario ou formulaire de réinitialisation du NIIO ne correspond pas au NIIO figurant dans le dossier de votre enfant: 

Soumettez à nouveau le formulaire et sélectionnez Non à la question « Connaissez-vous le numéro d’identification d’immunisation de l’Ontario (NIIO) de votre enfant? ».

Le courriel ou le numéro de téléphone fourni est invalide: 

Les renseignements que vous avez fournis ne concordent pas avec les coordonnées dans nos dossiers. REMARQUE : Les coordonnées (numéro de téléphone ou courriel) ne doivent pas être celles d’un endroit tiers, comme un employeur ou une école.

Si vous n’arrivez toujours pas à accéder à Connexion immunisations Ontario et que votre enfant (ou vous-même) êtes âgé de 17 ans ou moins, veuillez envoyer votre dossier d’immunisation par la poste ou par télécopieur à Santé publique Ottawa, ou vous rendre à l’un de nos centres de santé et de bien-être de quartier pour vérifier votre dossier d’immunisation.

Vous pouvez également remplir le Formulaire de demande d’envoi du dossier d’immunisation pour demander une copie du dossier de votre enfant. Veuillez noter que le traitement de votre demande par l’intermédiaire de ce formulaire peut prendre jusqu’à 30 jours ouvrables. Santé publique Ottawa ne peut pas transmettre de dossiers d’immunisation par courriel. Par ailleurs, si la personne a 16 ans ou plus, Santé publique Ottawa ne pourra pas transmettre son dossier d’immunisation au parent ou au tuteur légal. C’est elle qui doit soumettre la demande pour obtenir son propre dossier. 

Raisons courantes pour lesquelles Santé publique Ottawa pourrait ne pas avoir été en mesure de traiter votre Formulaire de demande d’envoi du dossier d’immunisation:

Nous ne sommes pas en mesure de faire correspondre les renseignements de votre formulaire à ceux contenus dans notre base de données afin de trouver le dossier d’immunisation de votre enfant.

Les renseignements que nous avons dans nos dossiers peuvent ne pas concorder avec ceux que vous avez fournis dans le formulaire, de sorte que nous ne pouvons pas les faire correspondre pour trouver le dossier d’immunisation; assurez-vous que les renseignements indiqués correspondent à ceux consignés par l’école de votre enfant dans son dossier d’élève. Les coordonnées enregistrées dans le système de Santé publique Ottawa ont été transmises par les conseils scolaires.

REMARQUE : Les écoles et les centres de garde agréés n’envoient pas de dossiers d’immunisation à Santé publique Ottawa.

• Votre enfant ne fréquente pas une école primaire ou secondaire:

  • Le dossier d’immunisation de votre enfant ne figurera pas dans notre système, à moins que vous ne nous l’ayez remis ou que votre enfant n’ait reçu un vaccin de routine (outre les vaccins contre la COVID‑19 ou la grippe) de Santé publique Ottawa.

    1. Vous pouvez soumettre une copie de leur dossier à Santé publique Ottawa au moyen de CANImmunize, par la poste, par télécopieur ou en vous rendant dans un centre de santé et de mieux‑être de quartier de Santé publique Ottawa.

• Si votre enfant a plus de 17 ans, veuillez consulter la page Immunisation pour adultes de Santé publique Ottawa pour connaître les détails les plus récents en matière d’immunisation et la façon de trouver un dossier d’immunisation.

• Votre enfant est nouvellement inscrit dans une école en Ontario:

  • Vous pouvez soumettre une copie de leur dossier à Santé publique Ottawa au moyen de CANImmunize, par la poste, par télécopieur ou en vous rendant dans un centre de santé et de mieux‑être de quartier de Santé publique Ottawa.

Les coordonnées sont invalides: 

Les renseignements que vous avez fournis ne concordent pas avec les coordonnées dans nos dossiers.

REMARQUE : Les coordonnées (courrier, numéro de téléphone ou courriel) ne doivent pas être celles d’un endroit tiers, comme un employeur ou une école.

Si vous n’avez jamais remis le dossier d’immunisation de votre enfant à un bureau de santé publique de l’Ontario, ou si votre enfant n’a jamais été vacciné par un bureau de santé publique de l’Ontario: 

Le dossier d’immunisation de votre enfant ne figurera pas dans nos dossiers. Vous pouvez faire un suivi auprès de l’endroit où les vaccins de votre enfant ont été administrés pour demander votre dossier. Si cet endroit ne possède pas de dossier d’immunisation, consultez notre page Les besoins en matière de vaccins pour les enfants et adolescents pour obtenir des renseignements sur les vaccins dont les enfants ont besoin selon leur âge et sur les endroits où ils peuvent se faire vacciner. 

Si le dossier d’immunisation est destiné à une personne de 16 ou 17 ans , cette dernière doit remplir le formulaire de demande.

Formulaire de demande d’envoi du dossier d’immunisation

Si vous continuez d’avoir des problèmes avec ce formulaire, veuillez vous rendre à l’un de nos centres de santé et de bien-être de quartier pour vérifier votre dossier d’immunisation.